Moderní řízení: Konec služebních cest?

Jak zefektivnit fungování a ještě při tom ušetřit? Na tohle téma už zaznělo tisíce rad. Někdo radí zeštíhlení firmy, jiný zase vyšší míru automatizace procesů s pomocí informačních technologií. Naše rada zní méně sofistikovaně, o to ale srozumitelněji - necestujte!

Jak ale omezit cestování a přitom nenarušit komunikaci s kolegy, partnery či zákazníky?
Situace se v tomto směru v poslední době výrazně mění. Díky videokonferencím.

Výhody pro firmu i zaměstnance

S vývojem komunikace na dálku rostou i nároky uživatelů. Zatímco ještě nedávno jsme vystačili s e-mailem a telefonem, dnes pracovníci očekávají komfort videokonferencí, které do vzájemné interakce přinášejí postrádaný „třetí rozměr” - obraz.

Videokonferenci lze definovat jako zvukové a obrazové spojení dvou či více stran, které umožňuje sdílení prezentovaných dat.
Používání videokonferenčních řešení se stává standardem v nadnárodních firmách, jejich výhody ale začínají objevovat i menší í podniky.
Nejčastěji slouží videokonference pro interní komunikaci mezi pobočkami jedné firmy, ale stále více se využívají pro komunikaci se zákazníky a partnery při řešení obchodních otázek, konzultací či technické pomoci. Velké možnosti nabízí tento způsob spojení také v oblasti vzdělávání a bankovnictví, nově vzniká diskuze o zavedení videokonferencí do soudnictví.

Důvodem rozšíření tohoto způsobu komunikace je hned několik - úspora nákladů na služební cesty, efektivní a kvalitní mezilidská komunikace, minimalizace rizik z cestování a život bez časových ztrát. Jak připomíná Jan Černý ze společnosti Huawei, k výhodám patří i nevyčíslitelné úspory soukromých hodnot - videokonference totiž dávají svým uživatelům možnost zůstat doma s rodinou a netrávit svůj soukromý čas na letištích a v hotelích. A kdo necestuje, chová se v konečném důsledku i ekologicky.
Oproti jiným způsobům komunikace, jako jsou například telekonference či oblíbený chat, přináší videokonference i vyšší kvalitu porozumění.
Při chatu může totiž docházet k pocitům odcizení kvůli velké vzdálenosti nebo nemožnosti vnímat neverbální projevy. Číst gesta a mimiku je pro komunikaci stejně důležité jako slova.

I přes všechny výhody videokonferenčních řešení zatím nenastal jejich pravý boom. Často jsou chápány jako nákladná řešení, vhodná jen pro opravdu velké firmy. Vzhledem k široké nabídce na trhu a stále nižším cenám může být přitom dnes videokonference dostupná pro každého.
„Masovějšímu rozšíření brání obavy z vysokých investičních nákladů, nekompatibility mezi řešeními různých výrobců nebo pocit nedostačující infrastruktury. Obavy jsou však zbytečné,” říká Jan Černý. To potvrzuje i Tomáš Richter ze společnosti Kasa.cz, která videokonference již několik měsíců využívá. Investice nemusí být nijak závratná, v krajním případě může videokonference probíhat i na obyčejném notebooku. A výhody jsou obrovské: „Pobočky v Praze, Brně, Bratislavě a Zlíně znamenají více času na cestě než na schůzce samotné a lidé po několika hodinách v autě nejsou zrovna nejčerstvější. Čekat pak převratné nápady a koncentraci je bláhové.

Navíc některé porady nemají uchopitelný závěr a frustrace z promarněného času může být na silnici při zpáteční cestě nebezpečná.” Co pro videokonferenci potřebuji?

Pro realizaci videokonferencí je v první řadě potřeba připojení k internetu. Pokud má být videokonference v HD kvalitě, je třeba, aby kapacita linky dosahovala alespoň 512 Kb/s symetricky. Dalším důležitým předpokladem jsou kvalitní terminály neboli videokonferenční systémy sestávající z obrazovek, kamer, mikrofonů a samotných „kodeků”, které se instalují v místnostech, odkud má videokonference probíhat. Hlavním kritérii jsou nejen obrazová a hlasová kvalita, ale také jednoduché použití. Aby byl videokonferenční systém pro uživatele skutečně přínosem, musí být snadno použitelný i pro pracovníky, kteří jsou méně zdatní při osvojování no-vých technologií. Cílem videokonference není pouze přenést obraz a zvuk řečníka, ale i obraz z dalších kamer, videozáznam, prezentace z počítače nebo obrázky z dokumentové kamery.
Poslední, avšak podstatnou součástí celého videokonferenčního řešení jsou infrastrukturní prvky zajišťující přenos mezi koncovými zařízeními a jeho zabezpečení. Tyto prvky zůstávají běžným uživatelům zcela neviditelné.

Dodavatelé připravují celkovou infrastrukturu videokonferenčních systémů na míru požadavkům zákazníka a cena se může pohybovat od stovek tisíc za hodně jednoduché řešení až po několik miliónů korun v případě zabezpečeného propojení několika desítek systémů. Celý videokonferenční systém by měl být vybaven i technologiemi, které zajistí plynulou komunikaci i při větším zatížení sítě nebo zhoršené kvalitě připojení - například při kolísající dostupné šířce pásma, větší latenci či ztrátovosti paketů. Důležité je také konferenční provoz šifrovat, aby se zabránilo jakémukoliv zneužití.

Jak vybrat správné řešení?

Před samotnou investicí do videokonference je určitě zapotřebí zvážit a zohlednit budoucí použití a podle toho zvolit typ s příslušnými parametry. Je vhodné dbát při výběru na opravdu kvalitní přenos zvuku i obrazu. Kromě toho je při hledání videokonferenčního řešení také vhodné si zjistit, co daný systém nabízí navíc -ať už jde o menu v jazycích, které potřebuji, intuitivnost ovládání, úsporný režim, kompatibilita s ostatními technologiemi nebo například příjemný bonus v podobě záložního 3G/LTE rozhraní pro případ výpadku pevné linky nebo požadavku na mobilitu systému.

„Pro důležitá strategická jednání se zákazníky, partnery či dodavateli a pro interaktivní schůzky velkého počtu lidí, kde každý přispívá do diskuze a je třeba, aby byl dobře viděn a slyšen, je doporučováno velké profesionální videokonferenční řešení určené pro jednací místnosti,” upozorňuje Václav Fröhlich ze společnosti APL Comm. Zde je pak zapotřebí vyspělé moderní vybavení zajišťující zobrazení protistrany optimálně v životní velikosti, současné zobrazení všech účastníků a také plynulý, ničím nerušený provoz ve vysokém rozlišení, tzv. Full HD.
Skutečná videokonference také zajistí vyrovnanou úroveň přenosu hlasu u osoby pohybující se v místnosti, případně doplní přenos o signál z DVD přehrávače či PC. Hardwarové vybavení takového řešení se obvykle skládá z několika velkoplošných obrazovek, kamer, mikrofonů a řídicího systému a pořizovací náklady tak v případě jedné místnosti mohou překročit i několik miliónů korun.

Naprostá většina společností ale může sáhnout po řešení střední třídy. Hovoříme zde o systému s jednou nebo dvěma velkoplošnými obrazovkami a jednou kamerou, jehož poměr cena výkon je velmi zajímavý i pro střední a malé společnosti. Využití je přitom stále široké, jeho prostřednictvím lze realizovat například jednání lokálního managementu s vedením firmy v zahraničí, schůzky projektového týmu, který sídlí ve více lokalitách, nebo i školení nebo prezentaci pro vzdálené účastníky. „Velkou výhodou je snadná a rychlá instalace a cena, která se pohybuje okolo 200 tisíc korun. Technologicky však pořád nejde o nikterak ochuzený systém” uvádí Václav Fröhlich.

Jde to i s minimální investicí Výše popsaná řešení jsou primárně určena pro komunikaci mnoha lidí současně. Pokud je na každém konci pouze jeden člověk, je možné sáhnout po minimalističtější variantě.

Jednou z možností je jednoúčelový „tablet” nebo videotelefon, kterým se lze připojit k výše zmiňovaným konferenčním místnostem stejně jako k druhému videotelefonu. Pořizovací cena už odpovídá situaci, kdy se jedná o přístroj pro jednoho člověka. Další velice dostupnou možností je odpovídající softwarový klient na notebooku s kamerou a mikrofonem.

Tímto způsobem je možné s kolegy komunikovat i z domova nebo z cest a nepřijít tak o žádnou důležitou schůzku.
Nasazením nástrojů pro videokonference může firma dosáhnout efektivnějšího provozu a podstatně zredukovat počet obchodních cest svých zaměstnanců. Lze tak šetřit jak přírodní zdroje a energii, tak cestovní výdaje, které mohou v prostředí světových trhů dosahovat astronomických výšin.

Článek vyšel v časopisu Moderní řízení